議事録を冊子として印刷する時のポイントは

年度末を控え「次回の株主総会の議事録係に任命された」「議事録の冊子化を頼まれた」という皆さんのために、今回は議事録の進め方や注意点、ポイントをご紹介していきます。せっかくの議事録をより意味のあるものにするために、ぜひお読みください！ まず「議事録」と「会議録」の違いですが、次のように区別されることが多く見られます。
【議事録】
・主に公的な機関や法人の意思決定機関（評議員会など）の会議で作成される公式記録
・議決事項の記録が必須となるなど、公式な記録物で法的な拘束力が発生する場合もある
・会議の進行や決定事項を詳細に記載する
・出席者の承認を必要とする


【会議録】
・企業や団体内部の会議で作成される記録文書
・会議の概要を簡潔に記録することが多い
・作成者による記録が基本となる


このように、議事録はより公式な記録物であると解釈することができますが、一般的にはあまり厳密に使い分けられず、混同されているケースもあります。


では、議事録を作成する目的を詳しく見ていきましょう。先ほどもご紹介したように、公式な記録物という側面があり、
・会議での議論や決定内容を正確に記録し、出席者の共通理解を促す。
・会議の透明性を確保し、内外に対して説明責任を持って開示する。
・決定事項を実行する際に、議論の経緯を確認できるようにする。
・会社の意思決定の過程を記録・保存する。
・会議の法的な正当性や有効性を示す証拠とする。
このように、会議の透明性を高めることが議事録作成の大きな目的となります。


これらの目的を達成するために、次のような内容が記録されます。
・開催日時、場所
・出席者の氏名や人数
・議題とその審議経過の要点
・出席者の発言や質疑の主な内容
・採決の方法と結果
・決定または合意された事項
会議の透明性やアカウンタビリティ（説明責任）を高めるために、以上の内容を、議題ごとに審議経過を記載し、決定事項や結論を明確に記載していきます。また、公正中立な立場で事実と意見を区別し、事実関係のみを記載することが求められます。また、内容については出席者の承認を得て確定する必要があります。


会議における出席者の発言内容や審議のプロセスを記録する方法として「テープ起こし」と「速記」という方法がありますが、それぞれメリット・デメリットがあります。


テープ起こしは、会議の録音内容に基づいた文字を起こしするので、発言内容をより正確に記録できます。ただし、録音環境や発言者の被りなどがあると再現性に影響を生じます。また、テープ起こしを外部の業者に委託する場合には、納品までにある程度の時間が必要となります。これに対して速記は、その場で記録を行うためにスピードを重視する場合に好まれます。ただし速記者のスキルによって納品物のクオリティーにバラつきが生じやすいとされています。求められる正確性やスピードに応じて使い分けていきましょう。








議事録を単なる報告用、あるいは保存用として作成する場合は、テキストのみを出力し平綴じなど簡易な製本方法で仕上げるだけでも十分ですが、出席者への配布や外部へのリリースなどを前提とするのであれば、くるみ綴じ（無線綴じ）の冊子にすることをおすすめします。冊子にするメリットとして、次のようなものが挙げられます。


・議事の記録を体系的にまとめられるので、内容を把握しやすい。
・書類としての保存性が高く、配布しやすい。
・表紙をデザインすることで、高級感やフォーマリティーを演出できる。
・写真や図表、配布資料を掲載することで、視覚的に理解しやすくなる。
・会議のダイジェスト版を作ることで、概要やポイントを把握しやすくなる。
・記念品として配布・保管でき、自社や団体のステイタスを示すことができる。
・電子データでは得られない、重みのある実物としての説得力を持たせることができる。
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このように、くるみ綴じ（無線綴じ）冊子には議事録の内容と品格を高めるメリットがあり、重要な会議や総会などの記録に適したものだと言えます。


ここまでは一般的な議事録の作成におけるポイントをご紹介してきましたが、会議の中には新製品の開発に関わるものなど、機密性の高いものも存在します。こういった内容の議事録については、機密保持やセキュリティの観点で以下のような点に注意が必要です。


・アクセスを厳重に管理し、配布対象を精査する。
・機密情報を含む場合は、議事録の非開示部分を明確にして開示範囲を限定する。
・データ保管箇所にはパスワードを設定し、暗号化などの対策を検討する。
・保管と廃棄に関して、機密文書と同レベルの管理を行う。
・議事録作成者と守秘義務契約を結び、漏洩防止を徹底する。
・機密情報部分を議事録本文に記載せず、別文書として管理する。
・議事録の存在自体を秘匿しなければならない場合、タイトルも含め慎重に検討する。


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