議事録を書く時のポイントは？製本方法は中とじで良い？

議事録は、会議などで話し合ったこと、決定したことなどをその関係者に対して伝え、みんなでその情報を共有するために必要不可欠です。

議事録を作成することによって、会議における決定事項などを関係者と共有でき、当日会議に参加できなかった関係者に対してそれらの情報を共有できます。

もちろん口頭で報告するのも良いのですが、口頭で伝えようとすると、本来の意味とは異なるニュアンスで伝わってしまうこともあるので会議の内容はしっかりと議事録として文書として残すことによって、伝える側、伝えられる側のにとって認識の違いを未然に防げるようになります。

課題を明確にしていく

会議においては課題などについて話し合うことも多いです。
会議の中で結論が出れば良いのですが、必ずしも結論が出るとは限りません。 また、課題について話し合っている中で、新しい課題が見つかることもあります。
そのため、課題についてしっかりと議事録に明記していくことで、メンバーが課題を解決するための意識をしっかりと共有し、次の会議に十分な準備をした状態で挑めるようになります。

そしてプロジェクトなどを進めていくうえで、起こりやすいトラブルを回避できるようにもなります。
このトラブルというのが、誰がどんな発言をしたのかが分からない、ということです。
会議の中で、誰がどの発言をしたのかはっきりと分からないことってありませんか？

はっきりと分かっていない状態で業務を進めてしまうとトラブルが発生してしまうかもしません。
また、伝えたいと思っていた内容が空いてに違った意味で捉えられていることもあります。
そのような場合にも、後々になって自分の発言をしっかりと議事録に記録しておくと安心です。

案件の整理ができる

案件によってそれぞれ要点が異なります。
一度に複数の案件を抱えているような場合、同時進行するためには案件の内容を整理しておくのが極めて重要になります。

議事録もなく仕事を進めていってしまうと、案件ごとの要点が整理できなくなってしまい、トラブルの原因になります。
そのため、議事録をしっかりとまとめておくのが重要です。

では議事録はどのように作成すれば良いのでしょうか。

議事録はどう書けば良い？

議事録にはどのような内容を書けば良いのでしょうか。
まず、議事録には最低限次のような項目を記載しておくようにしてください。

会議名、日時、場所、参加者、決定事項、概要、発言者の名前です。
決定事項や概要といったものは会議における極めて重要な項目です。
また、議論の内容や方向性を明確にした発言については、発言者の名前も明記しておいてください。

議事録は、会議の要点を押さえて、読みやすくすべきものですがポイントを押さえておらず読みづらい議事録になってしまうと意味がありません。

議事録として必要な情報が記載されておらず、会議の目的や決定事項などがなにも記載されていなければ議事録としての意味がないのです。

不要な内容ばかりが記載されている議事録は、ページ数ばかりが多く使えない議事録です。
文章量は少なくても問題ありませんが、会議における概要、決定事項など必要な情報を必ず記載しておくようにしましょう。

また、議事録において、いつ、どこで、誰が、なにをといった情報が抜けていると内容がわかりにくくなります。
どのようなタイミングで誰がどんな発言をしたのかをはっきりと記載することで、会議における話の流れもわかりやすくなりますよ。

ただし、会議の内容をただ文字に起こすのではだめです。
ただ文字に起こすだけだと後々になって見返した時にわかりやすい議事録とはいえません。

箇条書きにしてまとめたり、後になって読みやすい議事録になるよう心がけてください。

と同時に、書き方を揃えるのも忘れないでください。
ですますを統一するのは基本として、一文を短くするなど工夫して書き方を揃えるだけで読みやすさは格段にアップしますよ。



また、テンプレートを使うのもおすすめです。
議事録を作るうえでどのようなフォーマットにすべきか迷う方も多いと思います。
議事録を短時間で、簡潔に、わかりやすくまとめるためには、要点の記入欄があるフォーマットを利用してみてください。

議事録のテンプレートは、インターネット上で無料のものがたくさんあります。
会社によっては、議事録の書き方が明確に決められていることもありますので、事前に確認をしておいてください。

議事録は、会議における内容、決定事項などをまとめるうえで必要不可欠です。
ただし、議事録は書けば良いというものではなく、わかりやすく書くというのが重要ですよ。

議事録を長期間保存するのであれば、中とじよりも無線綴じの方が強度が高いです。
ただ、ページ数が少ないと無線綴じでの製本はできないので、中綴じになります。

議事録は会議の内容をまとめるうえでとても大切なものですので、議事録を作成する場合には、ぜひ参考にしてみてくださいね。