前回の印刷データが見つからない｜増刷したいときの対処法
「前回の担当者が退職してしまい、冊子のデータがどこにあるのか分からない」
「パソコンを入れ替えたら、元のファイルが消えていた」
冊子の増刷では、こうした印刷 元データ 紛失の困りごとが意外とよく起こります。ただ、冊子 印刷データ ないという状態でも、あきらめる必要はありません。手元に何が残っているかで、取れる方法が変わるからです。
今回は、状況別の対処法を、紹介します。
冊子印刷のデータを紛失した場合でも一度ご相談ください↓
冊子の印刷データがないとは何がない状態なのか
冊子 印刷データ ないといっても、実は2つの場合があります。「元データ」がない場合と、「PDF」がない場合です。
元データとは、WordやPowerPointなど、編集できる状態の原本のことです。PDFとは、印刷用に見た目を固めた完成データのことです。
増刷だけなら、PDFがあれば足りることがほとんどです。元データがなくても、PDFが残っていれば、同じ冊子をもう一度印刷できる可能性が高くなります。
まずは、何が残っているかを整理しましょう。
PDFが残っているときにできること
PDFが見つかったなら、一番話が早いケースです。PDF 増刷は、そのまま入稿できる場合が多くあります。
ただし、確認したいのは「印刷用のPDFかどうか」です。会議で共有するために作った軽いPDFは、画像の細かさが足りず、印刷するとぼやけることがあります。
前回の印刷に使ったPDFなら、この心配はほとんどありません。どれが最終版か分からないときは、印刷会社に見てもらうと確実です。
内容を少し直したい場合は、PDFのまま直せることもあります。ただ、文字の見た目がずれることもあるため、印刷会社に相談しながら進めると安心です。
PDFも元データも見つからないときの探し方
どちらもすぐに見つからないとき、探していない場所はないでしょうか。意外と見つかりやすいのは、次の場所です。
1つ目は、前任者や関係者のメールです。印刷会社に送った際の添付ファイルが、送信済みメールに残っていることがあります。
2つ目は、共有フォルダやクラウドです。担当者のパソコンではなく、部署の共有場所に保存されていることがあります。
3つ目は、古いパソコンや外付けのハードディスク、USBメモリです。入れ替え前のパソコンの中身が、バックアップとして残っていることもあります。
4つ目は、制作を頼んだ会社と、前回注文した印刷会社です。印刷会社が入稿データを保管しているかどうかは、会社によって異なります。前回の注文時期、冊子名、注文者名が分かれば、問い合わせもスムーズです。
印刷済みの冊子だけが残っているときの選択肢
探してもデータが見つからず、現物の冊子だけが残っている場合は、どうすればよいのでしょうか。
選択肢は2つあります。1つは、冊子をスキャンして使う方法です。ただし、印刷物を読み取ると画像が粗くなったり、写真に細かい縞模様が出たりすることがあります。きれいに仕上がらないことが多いため、あまりおすすめできません。
もう1つは、現物を見本にして作り直す方法です。文字は打ち直し、写真やロゴは元の画像を探して入れ直します。手間はかかりますが、きれいな仕上がりを目指せます。冊子 再印刷では、この作り直しになるケースも少なくありません。
作り直すなら、内容を見直すよい機会でもあります。古くなった情報は、このタイミングで直してしまいましょう。
冊子印刷ドットコムには、冊子のデザイン・制作の相談ページもあります。「作り直しから頼みたい」という場合も、問い合わせてみてください。
次に困らないためのデータ保管
最後に、同じことを繰り返さないためのコツです。
まず、入稿したPDFを必ず残します。「最終版」と分かるよう、ファイル名に日付を入れておきましょう。
次に、元データとPDFをセットで、2か所以上に保管します。担当者のパソコンだけに置かないことが大切です。
そして、担当者が替わるときは、保存場所をメモにして引き継ぎます。それだけで、冊子 増刷 データを探す手間は大きく減ります。
データが見つからないときは相談から
「データがないから、もう無理かもしれない」と決めつけず、まず手元に何があるかを伝えて相談してみてください。
PDFだけある、冊子の現物だけある、何もない。どの状況でも、取れる方法を一緒に考えられます。冊子印刷ドットコムでは、電話・メール・問い合わせフォームのどれからでも相談を受け付けています。
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冊子の印刷データがないときの要点まとめ
冊子の印刷データがないとは、元データ（編集できる原本）やPDF（印刷用の完成データ）が手元にない状態のことです。増刷だけなら、PDFが残っていれば対応できる可能性が高くなります。
PDFがある場合は、印刷用の最終版かどうかを確認します。会議用の軽いPDFは、印刷するとぼやけることがあります。
見つからない場合は、前任者のメール、共有フォルダやクラウド、古いパソコンやUSB、制作会社、前回の印刷会社の順に探します。
現物の冊子だけが残っているときは、スキャンより、見本にして作り直す方法の方がきれいに仕上がります。
今後は、入稿した最終のPDFと元データを2か所以上に保管し、担当者が替わるときは保存場所を引き継ぐことが大切です。
