展示会の配布資料は何部用意すればいい？｜部数で失敗しない考え方

展示会に出展する時、配布資料の部数はいつも悩ましいものです。「足りなくなったら恥ずかしい」と思って多めに用意したら、大量に余って持ち帰ることになった。逆に抑えて用意したら、2日目には底をついてしまった。どちらの経験も、展示会担当者なら一度はあるのではないでしょうか。

今回は、展示会での配布部数を考える上で押さえておきたいポイントを整理します。

展示会での配布部数が読みにくい理由

総会資料や研修テキストと違い、展示会の配布部数は事前に正確に把握するのが難しいものです。

来場者数そのものが読みにくいのが一番の理由です。主催者が発表する想定来場者数はあっても、実際の来場者がどのくらいブースに立ち寄るかは、当日になってみないと分かりません。隣のブースに有名企業が出展していれば人が集まりやすくなるし、天候や曜日によっても来場数は変わります。

「もらってもらえる率」も一定ではありません。来場者が100人ブースを訪れても、全員が資料を受け取るわけではありません。ざっとブースを眺めて去る人、担当者と話して興味を示した人だけが受け取ることもあります。

まず「展示会の規模と性格」を確認する

部数の目安を立てるには、まず出展する展示会の規模と性格を確認することから始めます。

主催者の発表する想定来場者数を確認します。業界の専門展示会で来場者数千人規模の場合と、数万人規模の総合展示会では、配布の規模感が全く変わります。

次に、ブースの位置と大きさを考えます。メイン通路沿いのブースと、端のブースでは、自然に立ち寄る人数が変わります。大きなブースで多くの担当者が対応できる場合と、1〜2名で対応する小規模ブースとでも、実質的に接触できる来場者数に差があります。

展示会の性格も重要です。BtoBの専門展示会は来場者数が少なくても、質の高い見込み客と丁寧に話す場になります。一般向けの展示会は来場者数は多くても、資料を受け取ってもらえる割合が低くなることがあります。

配布率から逆算して考える

業界や展示会の性格にもよりますが、実務上の目安として、ブースに立ち寄った来場者のうち資料を受け取る割合は3〜7割程度と言われることがあります。

例えば、1日あたりブースに100名が立ち寄ると想定し、そのうち5割が資料を受け取るとすると、1日50部の配布。2日間の展示会なら100部、3日間なら150部というざっくりとした目安が立てられます。

ただしこれはあくまで目安であり、展示会の種類や自社のブースの集客力によって大きく変わります。過去に同じ展示会に出展した経験があれば、その時の実績数が一番信頼できる参考値です。

「余ること」を想定した準備

展示会の資料は、多少余ることを前提に考えた方が現実的です。

余った資料は、展示会後の営業活動で活用できます。展示会で名刺交換した相手への郵送、商談時の持参資料など、展示会が終わっても使う機会はあります。最初から「展示会専用」という考え方より、「展示会が主なきっかけで、その後も使う」という使い方をイメージしておくと、部数の判断がしやすくなります。

一方で、大量に余るのはコストの無駄でもあります。印刷コストの観点では、一度に多く刷るほど1部あたりの単価は下がりますが、余って廃棄することになれば、結果的には無駄なコストになります。

「足りなくなった時」の対応策を持っておく

逆に、予想以上に盛況で資料が足りなくなった場合の対応策も、事前に考えておくと安心です。

近くの印刷店やコンビニで追加印刷するという方法があります。コストは上がりますが、緊急の場合には有効な選択肢です。事前にデータを持参しておけば、会場近くで数十部を印刷してもらうことができます。

名刺交換のみにして「後日資料を送る」という対応も現実的です。むしろ展示会後にフォローアップするという流れを作る意味でも、この対応はあながち悪くありません。

余らせないための工夫

部数を大量に余らせないための工夫として、配布方法を少し変える手もあります。

「全来場者に一斉配布」ではなく、「話をした相手に渡す」という方針にするだけで、配布数はぐっと絞れます。資料を渡す相手を「少し話ができた人」に限定するだけで、無差別に配るより質の高い配布ができ、部数も抑えられます。

また、薄い簡易版と詳細版の2種類を用意しておき、全員には薄い版を渡して、興味を持った人には詳細版を渡すという使い分けもあります。詳細版の印刷部数を少なめにすることで、コストのバランスが取れます。

冊子印刷ドットコムでは、少部数からの印刷に対応しており、展示会後の追加発注にも柔軟に対応しています。「まず小さい部数で試して、足りなければ追加」という進め方でも、仕様を記録していますのでスムーズに対応できます。

展示会の配布部数を決めるポイント｜要点まとめ

展示会の配布部数が読みにくい理由は、来場者数の変動と「もらってもらえる率」が一定でないためです。

部数の目安は、想定来場者数・ブースの位置・来場者の配布率（目安3〜7割）をもとに計算します。過去の出展実績があれば、その数字が最も信頼できる参考値です。

余った資料は展示会後の営業活動に活用できるため、少し多めの準備は必ずしも無駄ではありません。一方、大量に余ると廃棄コストになるため、適正な余裕の範囲で判断することが大切です。

足りなくなった場合に備え、近くでの追加印刷や「後日資料送付」という対応策を事前に考えておくと安心です。配布方法を「話した相手のみ」に絞るだけで、部数を抑えながら質の高い配布ができます。