受講人数が決まらない研修テキスト｜部数をどう考えるべきか

研修テキストの印刷を依頼しようとした時に、部数がなかなか確定しないという経験を持つ担当者は少なくありません。「参加者数はまだ調整中」「当日キャンセルが出るかもしれない」という状況で、何部印刷すればよいかの判断に迷います。

今回は、参加人数が確定しにくい研修において、テキストの部数をどう考えるかを整理します。

研修の部数が決まりにくい理由

総会資料の部数とは異なり、研修テキストの部数が決まりにくい背景には、研修特有の事情があります。

申し込みの締め切りを設定しても、直前になって参加者が増えることがあります。「空きがあれば参加したい」という追加希望が、研修の数日前に来ることも珍しくありません。一方で、当日キャンセルが発生することもあります。

同じテキストを複数回の研修で使う場合も、部数の判断を複雑にします。第1回は20名、第2回は15名という見込みで合計35部必要な場合でも、各回の参加者数が固まるタイミングが異なることがあります。

外部から講師を招く研修や、他部署との合同研修では、参加者の確定に複数の関係者が関わります。自部署だけで判断できない場合、確定の時期が遅くなりやすいものです。

「確定前」に決められる部数の範囲

参加者数が確定していなくても、ある程度の目安を立てることはできます。

「最大でも〇名以下」という上限が分かる場合は、上限に近い部数を印刷することで、不足のリスクを下げられます。研修会場の定員や、対象となる部署の人数から、現実的な上限を推定します。

過去の同様の研修の参加率も参考になります。毎年開催している研修であれば、「招集した人数の何割が実際に参加するか」という傾向が蓄積されています。この傾向をもとに、おおよその部数を見積もることができます。

予備を何部持つか

参加者数の変動に対応するために、予備の部数を持つことが一般的ですが、どの程度が適切かは研修の性質によって変わります。

参加人数が毎回変動しやすい研修では、予備を多めに持つことが安心です。予定より多く人が来た場合でも、テキストが足りないという事態を防げます。

一方、毎年改訂が入るテキストであれば、多すぎる予備は無駄になるリスクがあります。改訂が見込まれる場合は、予備を少なめにして、必要に応じて追加印刷するという判断が合理的です。

予備の目安として、参加予定者数の10〜20%程度を確保しておくことが一般的ですが、変動の大きさや改訂サイクルを踏まえて調整することが現実的です。

少部数印刷と追加印刷の活用

研修テキストの部数決定では、「必要最小限の部数でまず印刷し、必要に応じて追加印刷する」という考え方が、在庫リスクを抑えながら対応する方法のひとつです。

追加印刷に対応するためには、同じ仕様で追加注文ができる印刷会社を選んでおくことが重要です。追加印刷をするたびに、用紙や製本方法を確認し直す手間が発生しないよう、過去の仕様が記録されている印刷会社との継続的な関係が実用的です。

ただし、追加印刷には発注から納品までの時間がかかります。研修の直前に「やっぱり追加が必要だ」と気づいた場合に間に合わない可能性もあるため、追加印刷の対応可能な納期を事前に確認しておくことが重要です。

冊子印刷ドットコムでは、少部数からの印刷に対応しており、追加印刷の相談にも応じています。同じ仕様での再注文がスムーズにできるよう、過去の発注仕様を記録しています。追加印刷が必要になった際には、早めにご連絡いただくことで、対応しやすくなります。

複数回開催の研修における部数管理

同じテキストを複数回の研修で使う場合、各回ごとに印刷するか、まとめて印刷するかという判断があります。

各回ごとに印刷する方法は、各回の参加者数が確定してから印刷できるため、余剰が出にくいというメリットがあります。ただし、発注の手間が回数分発生します。

まとめて印刷する方法は、1部あたりのコストが下がるというメリットがあります。ただし、最終回が終わった後に余剰が出るリスクや、回の間に内容の改訂が入った場合に残部が使えなくなるリスクがあります。

どちらが適しているかは、各回の参加人数の安定度、改訂の可能性、発注の手間とコストのバランスによって判断します。

研修テキストの部数判断｜要点まとめ

研修テキストの部数が決まりにくい理由は、直前の参加者増減、複数回開催の参加者数の分散、他部署や関係者が絡む確定の遅れという研修特有の事情にあります。

確定前でも、会場の定員・対象部署の人数・過去の参加率という情報から、おおよその上限と目安を推定することができます。

予備の部数は参加予定者数の10〜20%程度が一般的な目安ですが、改訂サイクルが短い場合は余剰リスクを考慮して少なめにすることが合理的です。

少部数印刷と追加印刷の組み合わせは、在庫リスクを抑える現実的な方法です。追加印刷に対応できる納期と仕様の記録がある印刷会社を選んでおくことが、この方法を機能させる前提になります。