なぜこの時期は冊子印刷の相談が増えるのか｜年度替わり前に多い相談内容から見える“本当のニーズ”

2月から3月にかけて、冊子印刷のお問い合わせが急増します。電話やメールでのご相談が普段の1.5倍から2倍になり、印刷工場もフル稼働状態になります。この時期特有の忙しさは、毎年のことです。

なぜこの時期に集中するのか。理由を聞いてみると、「年度末だから」という答えが圧倒的に多いものです。しかし詳しく話を伺うと、単に年度末というだけでなく、それぞれの組織や業種ならではの事情が見えてきます。今回は、2月から3月に実際にいただく相談内容から、この時期ならではのニーズと、私たちが大切にしている対応のポイントをお伝えします。

予算を使い切る前の「駆け込み」相談

年度末の予算消化で、どんな相談が多いのでしょうか。

「今年度の予算が余っているので、何か作りたい」というご相談が増えます。予算は使わないと翌年度に繰り越せないため、この時期に冊子制作を決断される組織が多いのです。学校、自治体、企業の部署単位など、年度予算で動いている組織からのお問い合わせです。

ただし、予算消化が目的だと失敗しやすいのも事実です。「とりあえず何か作る」という考えで進めると、完成しても使われない冊子になりがちです。私たちは「本当に必要な冊子は何か」を一緒に考えるようにしています。

例えば「会社案内を作りたい」というご相談でも、「来年度の新卒採用で使う予定がある」なら意味があります。「特に予定はないけど、あった方が良いかと思って」という場合は、「まず用途を整理しましょう」とアドバイスします。

以前、ある企業様から「予算が余っているので、とりあえずパンフレットを」とご相談いただきました。お話を聞くと、実は社内マニュアルの更新が課題だったことが分かりました。「それなら、マニュアルを作りませんか」と提案し、現場で活用される資料になりました。

予算消化でも、本当に必要なものを作ることが大切です。一緒に考えさせてください。

年度報告書・事業報告書の集中

なぜ報告書の制作が2月から3月に集まるのでしょうか。

年度の活動をまとめる時期だからです。自治体の事業報告、NPOの活動報告、企業の年次報告など、4月から3月までの1年間の活動を記録する冊子が、この時期に一斉に制作されます。総会や報告会が3月末から4月に開催されるため、その前に完成させる必要があるのです。

この時期の報告書制作には、独特の難しさがあります。データが揃うのが2月中旬、原稿ができるのが2月末、印刷は3月上旬という、非常にタイトなスケジュールです。「できるだけ早く」というご要望と、「内容を詰めたい」という希望が同時に求められます。

冊子印刷ドットコムでは、この時期の報告書制作をスムーズに進めるため、いくつかの工夫をしています。まず、早めに仕様だけでも決めておくことを提案します。ページ数、製本方法、用紙を先に確定しておけば、データができ次第すぐに印刷に入れます。

データが揃っていなくても、揃った部分から進める方法もあります。表紙と目次は先に確定させ、本文データは後から入稿する。こうした柔軟な対応で、納期を守りながら品質も確保します。

ある自治体様の事業報告書で、データ確定が予定より1週間遅れた案件がありました。通常なら納期を延ばすところですが、製本方法を事前に決めていただいていたため、データ入稿後3日で納品できました。「間に合わないと思っていた」と感謝されました。

報告書は時間との勝負です。早めのご相談をお待ちしています。

新年度に向けた準備資料の制作

4月から使う資料を、なぜ2月から準備するのでしょうか。

新入社員研修の資料、新学期のオリエンテーション資料、4月スタートの新事業のパンフレット。こうした「4月から使う」冊子の制作が、この時期に本格化します。3月は年度末の忙しさで対応しきれないため、2月のうちに完成させておく組織が多いのです。

この準備系の相談で多いのが、「去年と同じものを作りたい」というご依頼です。研修資料や学校の入学案内など、毎年同じ内容で発行する冊子は、前年度版を参考に制作できます。冊子印刷ドットコムでは、過去の仕様を記録しているため、「昨年と同じで」と言っていただければスムーズに対応できます。

一方で、内容を刷新したいというご相談もあります。「去年の研修資料は評判が悪かった」「もっと分かりやすくしたい」という改善の要望です。この場合、前年度版の問題点をヒアリングし、改善案を提示します。

ある企業様の新入社員研修資料で、「去年は分厚すぎて使いにくかった」というご相談を受けました。内容を見直し、必須情報と参考情報を分けて、2冊に分けることを提案。研修では必須版だけ配布し、参考版はデータで共有する形にしたところ、「今年は使いやすい」という評価をいただきました。

新年度の準備は、余裕を持って2月から。一緒に良いスタートを切りましょう。

卒業・退職記念の冊子制作

3月ならではの記念誌の相談とは、どんなものでしょうか。

卒業記念誌、退職記念誌、周年記念誌。3月は「終わり」と「区切り」の時期で、記念となる冊子の相談が増えます。学校の卒業アルバム、定年退職される方への記念冊子、創立記念の特別号など、特別な意味を持つ冊子です。

記念誌の制作で大切なのは、想いを形にすることです。「お世話になった先生に渡したい」「長年の感謝を形にしたい」という気持ちが、制作の原動力になります。私たちも、その想いに応えられるよう、丁寧に対応します。

記念誌でよくあるのが、「予算は限られているけど、きちんとしたものを作りたい」というご要望です。この場合、モノクロ印刷で品質を保つ、ページ数を調整する、表紙だけカラーにするなど、予算内で最善の方法を提案します。

以前、ある学校の先生方から、退職される校長先生への記念誌を作りたいというご相談をいただきました。予算は限られていましたが、「想いのこもった一冊にしたい」とのこと。生徒たちのメッセージと写真を中心に、シンプルながら温かみのあるデザインで仕上げました。完成した冊子を受け取った校長先生が涙を流されたと聞き、私たちも嬉しくなりました。

記念誌は、想いを込めた特別な一冊です。期限が迫っていても、諦めずにご相談ください。

この時期だからこそ伝えたいこと

年度末の忙しい時期に、どう向き合えば良いでしょうか。

早めの相談が、お互いの余裕を生みます。「3月末までに必要」と分かっているなら、2月の早い段階でご連絡ください。仕様を決めるだけでも早めに進めておくと、後が楽になります。冊子印刷ドットコムでは、この時期の相談を見越して、体制を整えています。

完璧を目指しすぎないことも大切です。時間が限られている中で、100点を目指すと間に合わなくなります。80点で納期を守る方が、結果的に良いこともあります。「ここは妥協できる」「ここだけは譲れない」という優先順位を一緒に整理しましょう。

困った時は正直に相談してください。「データが間に合わない」「予算が足りない」「どうすればいいか分からない」。どんな状況でも、できる範囲で最善の方法を考えます。無理なことは無理と正直にお伝えしますが、可能性がある限り、一緒に解決策を探します。

この時期は私たちも忙しいですが、だからこそお客様の「困った」に寄り添いたいと思っています。2月から3月は冊子制作の繁忙期ですが、同時にお客様と一緒に新しい年度を迎える準備をする、大切な時期でもあります。一緒に、良いスタートを切りましょう。

2月から3月に相談が増える理由は、予算消化、年度報告、新年度準備、記念誌制作という4つの流れです。それぞれに異なるニーズがありますが、共通しているのは「時間が限られている」こと。早めのご相談で、余裕を持った制作を実現しましょう。

年度末の相談内容と対応｜要点まとめ

予算消化の駆け込み相談では、「今年度の予算が余っている」という理由が多いですが、予算消化だけが目的だと使われない冊子になりがちで、「本当に必要な冊子は何か」を一緒に考えることが重要です。パンフレット相談が実は社内マニュアル更新の課題だったケースでは、マニュアル制作を提案して現場で活用されました。

年度報告書・事業報告書の集中では、4月から3月の活動をまとめる時期で総会や報告会が3月末から4月に開催されるため、データが揃うのが2月中旬で印刷は3月上旬という非常にタイトなスケジュールです。早めに仕様だけでも決めておき、揃った部分から進める柔軟な対応で納期を守ります。自治体の事業報告書でデータ確定が1週間遅れても3日で納品できた事例があります。

新年度に向けた準備資料では、新入社員研修資料や新学期のオリエンテーション資料など4月から使う冊子の制作が2月に本格化し、「去年と同じもの」という依頼では過去の仕様記録でスムーズに対応でき、内容を刷新したい場合は前年度版の問題点をヒアリングして改善案を提示します。新入社員研修資料を必須版と参考版に分けて使いやすくした事例があります。

卒業・退職記念の冊子では、3月は「終わり」と「区切り」の時期で卒業記念誌や退職記念誌の相談が増え、「予算は限られているけどきちんとしたもの」という要望にはモノクロ印刷や表紙だけカラーなど予算内で最善の方法を提案します。退職される校長先生への記念誌で想いのこもった一冊を作り涙を流されたという経験があります。

この時期だからこそ、早めの相談がお互いの余裕を生み、完璧を目指しすぎず80点で納期を守る方が良いこともあり、「データが間に合わない」「予算が足りない」など困った時は正直に相談することが大切です。冊子印刷ドットコムは繁忙期でもお客様の「困った」に寄り添い、一緒に新しい年度を迎える準備をします。