業務マニュアルを上手につくるポイントは？
業務マニュアルというのは企業においては絶対に欠かすことができません。
しかし、業務マニュアルというからには、マニュアルとして使いやすいものでなければなりません。
そこで、使いやすい業務マニュアルの作り方についてご紹介していきます。
そもそも業務マニュアルの意義とは
業務マニュアルに記載すべき内容というのはいくつもあります。
業務の手順、そして内容といったものを共有するためであったり、誰もが同じように業務を行えるようにルールを明確にするためのものです。
そうすることで、業務がより効率化します。
接客業などにおいては、トラブルが起きた時にはどのように対処するのか、顧客からのクレームに対してどのように対応すれば良いのか、というノウハウを凝縮したものである必要があります。
業務マニュアルの作成は、業務そのものを効率化するうえでとても重要なのです。
マニュアルはどのようなものを素材にすれば良いの？
マニュアルの素材となるものは、どこにでもあります。
普段の業務の中でマニュアルを作成するというのはなかなかの手間であり、負担になると思われるでしょう。
ただ。マニュアルを作るための素材というのは色々な場所にあります。
例えば、先輩社員、指導員が日々色々なことをメモしているノートの中には、マニュアル化するべき情報が凝縮されています。
マニュアルにすべきかどうかは1人では判断するのが難しいですので、複数の人たちから日々メモしている内容、重要だと思われる内容をいくつかピックアップして集めてみましょう。
そしてそれらをマニュアル化すべきかどうかふるいにかけて、さらにピックアップしていくだけでもマニュアル化することができます。
使い勝手の良いマニュアルにすること
マニュアルにするべき内容が決定しても、それをマニュアル化した時に使い勝手の良いものなのかどうかがとても重要になります。
例えば、作業を効率よく進めるために、仕事全体を通して見て、把握していることが重要です。
その仕事がどうして必要なのか、その仕事はどのような流れで行うのか、どのくらいのクオリティが必要なのか、といったことです。
そのマニュアルを見るのは、ベテランの人ではなく、その逆の新人や若手の人たちです。
そのような人たちにとって役立つマニュアルにしなければなりません。
仕事の意味を十分に理解してもらい、その仕事をどのように進めて、どのくらいのクオリティにするのかを知ってもらえるかどうかはとても重要です。
例えば、もしも記事を書く仕事があるとします。
そこで、最終的な見直しを3回行う、ということをマニュアル化するとしましょう。
そこで「最終的な見直しは3回行う」とマニュアルに記載していても、それでは不十分なのです。
あまりにも簡潔過ぎると同時に形式的になり過ぎてしまっています。
そのような内容では、どうして見直しが3回必要なのか理解してもらうことができません。
その場合には、1回目の見直しで誤字脱字を、2回目で構成を…といったように、3回の見直しがどうして必要なのかを理解してもらえるものにしなければなりません。
到達すべき目標を明確にすること
どのくらいのレベルにまで到達すれば良いのか、ということをわかりやすく記載します。
というのも、このレベルを明確に示すことは、仕事のクオリティが下がらず、一定のレベルを維持するうえで重要なポイントになるからです。
仕事というのは時間をかけてさえいれば良いものができる、というわけではありません。
だからといって時間を短く、スピーディに仕上げれば良いというものでもないのです。
どちらかが突出しているのではなく、全体的に見て一定のクオリティを維持できていなければなりません。
だからこそ、数値などで明確に示すと、常に一定のクオリティを維持して業務をすすめていくことができます。
最終的なチェックリストを準備する
マニュアルにはチェックリストを取り入れる、というのも重要です。
チェックリストを準備して、マニュアルを見て作業を進めていく中で、ミスやトラブルを最小限に抑えるためにはこまめにチェックをしていくことが重要です。
そこで手軽に利用できるチェックリストがあると、ケアレスミスなども防ぐことができます。
基本的なことだけではだめ
マニュアルだからといって、基本的なことだけを記載するのではだめです。
実際に長い間業務に携わってきた人だからこそわかるコツ、ポイントといったものを記載すると、マニュアルとしてのクオリティが大きくアップします。
先輩社員が実際に心がけていること、取り入れていることというのは、マニュアルが必要な新人社員達にとってはとても興味深いものです。
そのようなプラスアルファの情報が含まれているマニュアルである、というだけでもマニュアルとしての価値は大きくアップします。
このようにマニュアルに記載すべきことはたくさんあります。
そしてどれだけ充実した内容のマニュアルでも、読みにくいものであれば意味がありません。
弊社では、内容の充実したマニュアルをより読みやすく、長期的に使用し続けられるような冊子へと仕上げるお手伝いをさせていただきます。
