マニュアル作りのポイントとは？
新人教育はもちろん、社内システムの扱い方や業務の細々した決まり事など、マニュアルが必要になる場面はさまざまです。
昔ながらの「仕事は見て覚えるもの」というやり方の場合、社員それぞれが自分なりのメモなどを利用して「覚え書き」ベースで仕事を覚えていくわけですが、いつの間にかその人ならではのやり方にすり替わってしまう危険性があります。
そうなると、「Aさんはこう言っていたのに、Bさんはこう説明していた」と、教える人によって仕事のやり方が変わってしまい、成果にもバラつきが生まれてしまいます。その結果、サービスや商品のクオリティが不安定になり、企業に対する不信感も生まれかねません。
さらに、マニュアルではなく、個人の経験やスキルに依存する体制が継続すると、業務が属人化してしまい、いずれはその業務の引継ぎにも支障が出てしまいます。また、リモートワークが普及した現在、その場にいればある種の「空気」伝わっていたであろう細かなニュアンスを遠隔でレクチャーしなくてはいけない場面も増えています。
そういった意味でも、全社員で共有できる統一されたマニュアルの重要性がますます増しているわけです。 今回は「覚え書き」ベースの情報共有から脱却し、経験の有無にかかわらず一定の成果を出せるマニュアル作りのコツについてご紹介していきます。
マニュアル作りの目的
まず最初に「なぜマニュアルが必要なのか？」について、あらためて認識を合わせておきましょう。大きく分けて、〔�ゞ般海慮�率化��品質の平均化��ノウハウ・スキルの共有�ぢ或猷修硫麋髻佑箸い辰�4つが挙げられます。
マニュアルによって業務フローや技術的なノウハウを社内で共有することで、業務を滞りなく遂行でき、効率化・コスト削減に繋がります。また、個人の経験値による品質のバラツキを防止して、成果物のクオリティーを平準化することができます。
さらに、経験ある社員が独自に蓄積した知見を言語化することは、会社にとって貴重な財産となり、長期にわたって活用することができるようになります。ひいては、特定の社員が不在になると業務が滞ってしまうといった「属人化」の回避に繋がるわけです。
より良いマニュアル作りのポイント
マニュアルは誰にとっても使いやすく、必要なことが伝わるものになっていなければ本来の目的は果たせません。読む側の立場になって、以下のポイントに気を配りましょう。
�．拭璽殴奪箸鮴気靴�想定する
マニュアルをどんな時にどんな人が利用するのかを想定します。新卒研修用のものなのか、すでに業務に当たっている人向けなのかなど、対象者を明確にしておきましょう。
��内容や構成を決める
マニュアルの内容を計画していきます。例えば、導入（序章）、基本的な手順、トラブルシューティング、参考資料などのセクションが含まれます。業務内容に合わせて漏れのないように注意しましょう。
��シンプルで明瞭な言葉で書く
回りくどい言い回しや不要な専門用語を避け、できるだけシンプルで明確な表現を心がけてください。読んだ人によって解釈が分かれず、即座に理解できるようになっていることが基本です。
�げ菫�や図を活用する
テキストだけでなく、写真や図を積極的に使って、業務のプロセスや手順を視覚的に説明しましょう。もちろん、モノクロよりもカラーで印刷されたものの方が効果的に伝わります。
�ザ饌療�な手順を記載する
「これは言わなくても分かるだろう」と判断せず、具体的な手順やステップを詳細に記載しましょう。初めて業務に当たる人でもマニュアルだけで作業を行えることが理想です。
�δ蟯�的にメンテナンスを行う
業務環境やプロセスに変更があった場合は、必ずマニュアルを更新しましょう。古い情報が残されたままでは、混乱やミスに繋がります。また、定期的に内容を見直し、テキストの表現や画像に分かりにくい部分があれば修正していきましょう。
�Д侫�ードバックを受ける仕組みを用意する
マニュアルの利用する人からのフィードバックを積極的に受け入れ、改善を行いましょう。ユーザー視点からの意見は、作った人の思い込みを防ぐために非常に有益なものになります。
�┯従譴任離謄好箸噺‐�
マニュアルが完成したら、実際の業務環境でテストを行いましょう。本当にこのマニュアルだけで業務ができるのか、誤りや不明瞭な部分を見つけたら修正していきます。
��マニュアルのアクセスを管理する
マニュアルは、業務に当たる人が必要に応じていつでもアクセスできるようになっていなくてはいけません。また、社外秘に該当する情報が含まれる場合は、共有の範囲を設定し、セキュリティにも配慮する必要があります。
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マニュアルは組織内での共通の言語であり、業務プロセスを効率化し、新しいメンバーのトレーニングに欠かせない重要なツールです。
その内容に応じて、どのような製本方法にするのかも大切です。ある程度のページ数があって、耐久性が必要であれば「くるみ綴じ（無線綴じ）」、手軽に運べて開きやすいものが必要なら「中綴じ」がおすすめです。また、バインダーに綴じるための穴あけ加工や、大切な情報を強調できるモノクロ／カラー印刷の使い分けなど、何なりとご相談ください。
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