名簿作りは大変？どんな製本方法でどうやって作れば良いの？

従業員名簿というのは、労働基準法によって作成すること、保存することが義務づけられています。
雇用する、雇用されるという関係性を結んでいる組織においては必須になるのですが、この名簿はいつまでも古い状態のままではなく、更新していき最新の状態にしておかなければなりません。
そのためには管理が面倒だったり、更新するのが大変、というのではなく管理も更新もしやすいものでなければなりません。

その名簿の管理において役立つのがエクセルなんです。
このエクセルは、多くの方が利用している表計算ソフトです。
この表計算ソフトを使えば従業員名簿を作ることができます。 では、そもそも従業員名簿について一度考えておきましょう。
この従業員名簿は、法律で作成することが定められています。

従業員名簿に記載しなければならないのは、氏名や生年月日、雇用年月日などがあります。
従業員一人ひとりについての情報を記載しなければならないのです。

上場企業はもちろん、中小企業、従業員を雇用している組織であればこの名簿は作成しなければなりません。
帳簿は作成して終わりではありません。

人事の管理、労務管理など色々な場面で必要になるデータですので、常に最新の状態にしておかなければなりません。

名簿の内容に増えしなどがあれば、労働基準監督署からの勧告対象になることもありますので、しっかりと作成、更新が必須です。

パートやアルバイトも名簿に含める？

従業員名簿には、全ての従業員です。
企業、組が賃金の支払いをしていれば、それは名簿の記載対象者となりますので、パートタイマー、アルバイトももちろん名簿に含めなければなりません。

代表者や役員、派遣労働者の場合には記載しなくても良いです。
派遣労働者は派遣元企業によって管理されますので、派遣先の企業が名簿で管理する必要はありません。

従業員名簿を作成し、長期的に管理していくうえで、やはりおすすめはエクセルを使った名簿です。

企業は従業員の氏名、生年月日などの情報を従業員名簿で管理することが義務付けられていますので、テンプレートを自社仕様にカスタマイズするとそれだけで導入できます。

また、エクセルは一般的に使用されている表計算ソフトです。
多くの人が抵抗なく手軽に使用できるというのがとても大きなメリットだといえます。

従業員名簿が管理できる専用のソフト、システムもあります。
しかし、それらは導入し、運用するためには独自のルールなどが必要になります。

時間もかかりますので、エクセルで管理すると研修時間も大幅に短縮できますし、管理システムを移行するうえでもとても便利です。

従業員名簿に含める項目は？

労働基準法によって従業員名簿に含めるべき項目は決められています。
その項目は9つです。

まず労働者氏名です。
雇用される人の氏名を記載します。
次に生年月日です。
西暦でも和暦でも問題ありません。
テンプレートがどのような書式になっているかで合わせます。

性別、住所も記載します。

履歴は、従業員がこれまでどのような部署で、どのような役職を経験してきたのかを記載します。
載内容を明確に指定していないので、異動や昇進などの履歴は記載するのが一般的です。

業務の種類も記載します。
経理、営業などのように従業員がどのような業務を担当するのかを記載します。
異動などがあれば、その異動のたびに更新しなければならない項目となります。

従業員が30人未満の事業であれば必ず記載しなければならない、というわけではありません。
小規模な事業の場合、従業員一人あたりの担当する業務は複数あることもあります。

雇用を開始した日付も記載しなければなりません。
採用決定日ではなく、雇用開始日です。

退職した従業員は、退職年月日も記載します。
退職した日、退職した理由などを記載します。

従業員が在職期間中に死亡した場合にはその日付と理由を記載します。
労働災害に該当するのかどうかを判断するうえで必要な項目です。

このような項目だけではなく、電話番号も記載しておくと尚良いです。

名簿を作るときの注意点

名簿を作るときには、事業所ごとに分けてがおすすめです。
基本的に、従業員名簿は事業所ごとに作成する必要があります。
事業の分散をしている場合には、それぞれの事業所ごとに管理する必要があるのです。
本社一括で管理をするのではないのでご注意ください。

従業員名簿ですが、保管方法にはとくに決まりはありません。
印刷した書類をまとめる紙媒体での保管と、データでまとめる場合とがありますが、データで管理した方が手軽ではあります。

紙媒体で保管をする場合には情報を更新するときには変更すべき箇所に二重線、訂正印などが必要になりますので手間がかかります。
その一方で、どこを訂正したのか、どのように変更が必要になったのか、といったように過去にどのような情報が記載されていたのかというのもはっきりと確認できますので、必ずしも紙媒体のものが悪いのか、不便なのかといえばそうではありません。

従業員名簿は作成することも管理、更新することも法律で義務づけられています。

従業員名簿をエクセルを使って作成する場合には、誰もが手軽に作成できますのでおすすめですし、印刷は専門業者に依頼したり、中綴じで綴るのがおすすめですよ。