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印刷・製本コラム

無線綴じで作ったマニュアルは長期的に保管できて見栄えも良い!

とりせつ

マニュアルというのは、社内における教育はもちろん業務をどのくらい効率よく進められるのかに大きく関係してきます。
そのため、マニュアルを作成するというのはとても重要であり、マニュアル作りを習慣的に行うことであらゆる業務における効率化を期待できます。
ただし、いくらマニュアルを作ったとしても、それが内容のないものだったり、マニュアル作りに時間がかかりすぎて業務が滞ってしまうというのでは意味がありません。

そこで、効率よくマニュアル作りをするうえでの押さえておくべきポイントについてご紹介していきます。 マニュアル作りのマニュアルがあれば、マニュアル作りも効率よく行えますよ。

マニュアル作りの予定を決める


マニュアルの作成にかかる時間を把握するためには、まずはどのような作り方をするのかを明確にすることが重要です。
マニュアルを作る時にどのような流れでどのようなルールに則ればよいのかを決めて、それにしっかりと合わせてマニュアル作りをしていればマニュアル作りにかかる時間を大幅に短縮することができます。
ある程度のルール作りができていれば、一定レベルのマニュアルをしっかりと作り続けられます。

スケージュールを決める


マニュアルを作成する時のスケジュールをはっきりと決めていきます。
スケジュールをしっかりと決めておかなければ後回しにしてしまいマニュアル作りがなかなか進まない、ということにもなりかねません。

マニュアルの作成にどのくらいの時間がかかるのか、いつマニュアルを完成させて使える状態にしたいのかをしっかりと決めておくようにしてください。

例えば、これから入社してくる新入社員のためにマニュアルを作りたいのであれば遅くとも4月までにはマニュアルを作成しておく必要があります。
会社によって忙しい時期というのは違いがありますが、忙しい時期とマニュアル作りの日にちが同時期になってしまわないようにしてください。

どのくらいの時間を1日にマニュアル作りに費やすことができるのかをしっかりと決めておくようにしてください。
忙しい時期とマニュアル作成が同時期になってしまうと、当然ですが優先順位はマニュアル作りが後回しになってしまいますので、そのままズルズルとマニュアルが完成しないまま間に合わないということもあります。

誰のためのマニュアルなのかを明確に


マニュアル作成時には誰のために作るマニュアルなのかを明確にするというのが極めて重要になります。
読みてを明確にすることはもちろん、その相手に対してどのようにマニュアルを読んでもらえば読みやすいのかを決めることにつながります。

例えば新入社員のためのマニュアルなのであれば誰が読んでもわかるような内容にすると同時に会社内における必要不可欠なルールなどもしっかりと説明をしておかなければなりません。

マニュアルはワードやエクセルなどを使用することがおいのですが、メリットデメリットがあります。
ワードは文書の作成に適しているため、テキストがメインのマニュアルに最適です。
目次も簡単に作成できますし文書の編集がとても容易です。

エクセルは、図表を多く使用する場合に適しています。
デザイン性も高くワードよりも自由なレイアウトが可能です。

手順と理由はセットで


作業の手順を記載するのはもちろんですが、それだけでは不十分です。
手順だけが記載されているマニュアルは簡単に作れるのですが、できる限りどうしてそのような手順になるのか、というのは明確に記載するようにしてください。

行動の理由が記載されていなければ、その行動がどのくらい重要なのかに気がつけませんし、それが必要な業務なのか、必ずしも必要ではない業務なのかの判断ができなくなります。

読みやすいマニュアル作り


マニュアルを作る時には、図表を挿入するようにして、文章だけで読みにくいマニュアルにはならないようにしてください。
内容によっては文章だけでは説明し辛い内容、わかりにくい内容というものがあります。
エクセルであれば、図表も簡単に作ることができますので、わかりやすいマニュアル作りも容易です。

作ったマニュアルは共有すること



ひち

マニュアルを作成したのであれば、それは上手に活用し共有しましょう。
マニュアル作成時に想定していた読者だけではなく想定していない人にもしっかりと読んでもらえるようにしましょう。

同僚や上司が読んでも改めて業務内容を理解できるような内容にしましょう。
そしてマニュアルを上手に活用していきましょう。
マニュアルを読んでもらったあとにはマニュアルに対しての感想を聞くようにしてください。

わかりやすかった部分、わかりにくかった部分、疑問点などを言ってもらって次のマニュアル作りにおける情報収集をしてください。
そうすることでより効率よく、読みやすいマニュアル作りをすることができます。
マニュアルは無線綴じで作成すると、年度ごとに整理しやすいですし、見栄えも良いのでおすすめですよ。

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