週報を冊子にするメリットは？週報を書く時のポイントと中綴じでの綴じ方

週報や日報というのは業務がどのくらい進歩しているのか、目標としていることは何なのかといったことを明確にする上でとても重要な役割を担っています。
これらは書くことに意味があるのであって、週報や日報を提出するのが目的ではありません。
作業ではなく、確認のための行動であるというのをしっかりと覚えておく必要があります。

週報と日報はどう違うの？

日報というのは日々行なった業務などを細かく書き記していきますが週報は1週間単位での流れを把握するために書きます。
つまり日報はより詳しく細かく様々な情報を把握することができますが、その分日報を書くということが作業化してしまうことが多いです。

新入社員などまだ業務に不慣れな状態の人に対して、日報を記載するようにと指示が出ることが多いですが、週報は日報よりも大まかでありなおかつ必要な情報をしっかりと記録することができます。

なんで週報を書くのか

週報は、書くことでどのような意味があるのかをしっかりと理解しておかなければ面倒に感じてしまい、書くことそのものの意味がなくなります。
一方で、目的をしっかりと理解して活用できていれば、現状の把握と目標を達成するうえで極めて重要なアイテムになります。

業務の進捗状況をしっかりと共有するうえで週報は大きな役割を担っています。
1週間分の業務内容や業務における課題などをしっかりと記録することによって進捗状況を複数の人と共有することができます。

進捗状況が共有されるということは必要のない無駄な情報を共有する必要がなくなりますし、あらゆるロスを軽減することができます。
情報を共有できているだけでコミュニケーションはとてもスムーズになりますしそれだけ業務はより効率よく進んでいきます。

進捗状況を見れば何が必要で何が必要なかったのかということも明確になっていきます。
進捗状況を把握すると同時に部下がどのような状態でいるのかを把握することにもつながります。

どうして業務が効率良く進んでいないのか、ということを始めとしてそこから見えてくる部下の状況というのは極めて重要な情報になって行きます。
これらを踏まえた上で目標を達成するためにこれからどのように業務を進めていけばいいのかということが明確になっていきます。

もちろん週報はその後も保管されていきますので、それは業務をより効率よく進めていく上での重要な資料にもなります。

週報は、日報に比べると大まかな情報を把握することになりますので、部下の小さな変化や行動、思考を把握することができません。
どうしても日報よりも業務の遅れ、変化、軌道修正を行うまでのタイムロスが発生してしまいます。

週報はどう書けば良い？

週報を書くのは決して難しくありません。
何から書き始めれば良いのか分からない、という場合には大きく分けて3つの内容を記載するようにしてください。

目標と業務の内容、反省とそこから見える目標の3つです。
1週間先にどのような目標を達成したいのかということを明確にしなければなりません。

目標は長期的なものを立ててしまいがちですが実は目の前の目標を達成していくことによって最終的に大きな目標を達成できるものです。
まずは一週間後までにどのような目標を達成したいのかを決めます。
そして次にその目標を達成するためにはどのような業務を行う必要があるのかを具体的にして行きます。

日付によって業務内容や成果といったものを記入していくと一週間でどう業務をすすめて行けば良いのか振り返るのも簡単です。
できるかぎり簡略的に記載するのがポイントです。

そして実際に業務を行なってそれにより得られたものや、どうすればもっと良い方向へ進めたのかなど反省点や改善点を書き記していきます。
それは自然と次の週の目標にもなりますし反省をして新しく計画を立てるというのは目標を達成する上で極めて効率が良い方法なのです。

週報を上手に活用するポイント

週報を取り入れていてもなかなか成果を得られない、というのであれば読み手にも問題があるかもしれません。
週報を受け取ったら、まずはしっかりとフィードバックを忘れずに行うようにしてください。
週報を書いたにも関わらずなにもリアクションがなければ書いた側はやる気を失ってしまいますし、そもそも週報の意味すらわからなくなるでしょう。
なにかリアクションがなければ週報に限らずどのようなことでもやる気がなくなってしまうものですので、できるだけ早くリアクションすることが重要です。
フィードバックは相手の目標達成のためになにが必要なのか、なにをすべきなのかを助言するような形で行うというのが理想的です。

ただし、上司と部下という立場であれば部下の行動を制限したり監視するかのような内容にならないよう注意しなければなりません。

このように週報を上手に活用することで、それは目標達成のための重要な情報となり、中綴じなどで製本しいつでも、誰でも読めるようにしておくといつまでも有意義な資料の1つとして役立ちますよ。