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社内規定書の作り方は?中綴じで作る社内規定書のメリット・デメリット

ルール

企業で働いている方はもちろん、なにかしらの組織の一員として属している人であれば就業規則などを目にしたことがある方も多いと思います。

就業規則と似ているものとして社内規定というものがありますが、この社内規定というのはいったいどのようなものなのか、社内規定書を作るメリットやデメリットについて簡単にご紹介していきます。

社内規定書ってなに?


この社内規定書というのは社内において明確に定められた決まりのことです。

社内規定書を見ることでその会社のルールや決まりといったものがはっきりと分かるようになっています。

社内における秩序をしっかりと維持する上で作成されるものであり、組織の体制そのものを守るために重要な役割を担っています。

社内規定にしっかりと従わなかったりルールを破ってしまうような場合には法的な制裁はありませんが会社内でペナルティを課すこともできます。

どんな内容を記載するの?


社内規定書に記載する内容は大きく分けると4つから6つになります。

業務規程、総務規定、人事規定、会社の基礎となる規定をはじめとして会社によってはもっと細かく分けられることもあります。

業務規程というのは営業時間をはじめ販売や請求といったものにおける条件やそれぞれの対応方法などが細かく決められています。

業務規程の中には購買規定や経理規程なども含まれます。
総務規定の中には、文書管理規程や規定管理規定などが含まれています。

文書管理規程というのは、普段の業務のなかで発生する文書を取り扱ったり、管理方法について定められている規定になります。

規定管理規定は、規定を作成してからその内容を制定し直したり、廃止したりといった手続きについて決められた内容です。

会社の基礎となる規定は、会社理念、経営理念や取締役会規定といった内容になります。

経営を行ううえで重要な基盤となる考え方、取締役会における決議事項や報告事項などが含まれます。

PCの人

就業規則となにが違うの?


就業規則というのは従業員の給与や労働時間と言ったように労働している人に対して定められたルールでありあくまで社内規定の一部になります。

この就業規則というのは法律に基づいているもので10人以上の従業員を雇う場合には就業規則を作成するということが義務づけられています。

労働基準監督署への届け出はもちろん社内において全ての人がこれを理解しておく必要があります。

その他の社内規程においては義務付けられているものではありません。

就業規則は社内規程の中の一部であると同時に法律的な義務や罰則といったものが含まれます。


社内規定書を作る方法とポイント


社内規定書を作る時にはまずは既に作られている規定や一定のルールといったものをできる限り集めておくようにしてください。

小さなものから大きなものまでどのようなルールでもいいですのでとにかく一旦全て集めるようにしてください。

次にルールを集めたら大まかでいいのでグループごとに分けて行きます。

グループごとに分けたらそのルールの内容をより詳しくとき解いていき本当に必要なのかどうかを明確にしていきます。

どのような内容を社内規定として制定するのかという判断は会社によって全く異なります。

すでに作られている規定なども一つの基準として本当に自社にとって必要な内容なのかどうかを考慮した上で仕分けをして行きます。

これから新しく作る規定はもちろん既存の規定の中で不要なものがあれば取り除いていきます。


規定が完成したら終わり!じゃない


社内規定書を作成するのは、会社側が主導となるのは間違いありませんが、だからといって内容が法律に違反しているようなものではいけません。

重要な内容がしっかりと盛り込まれていなかったり、従業員にとってあまりにも不利な内容であったりすれば会社側にとって大きなリスクを負うことにもなりかねません。

そのため、規定が完成したら一度は専門家に内容を確認してもらうようにしましょう。

弁護士に依頼をするのが確実です。

弁護士に内容を確認してもらって内容に問題がなければ社内規定を従業員にしっかりと理解してもらうようにしなければなりません。

どれだけ完璧な社内規定でも、その内容を従業員が知らなかった、というのでは全く意味がありません。

従業員全員がその内容を理解できる状態をつくるというのもまた重要になります。

従業員一人ひとりに社内規定を中綴じで冊子にして配るのも良いですし、誰もが通る場所、目にする場所に社内規定を貼り付けておくなどしなければなりません。


一度作成した社内規定は、一定期間ごとに内容を見直すというのも忘れてはなりません。

業務内容が変更になったり、様々な状況の変化によって社内規定は柔軟に変更する必要があります。

そうでなければ、社内規定は従業員を縛り付ける非常に不条理なものになってしまい、従業員の会社に対する印象を悪くしたり、社内の空気を悪くしてしまうことにも繋がりますので、見直し期間を設けるようにしてみてください。

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