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印刷・製本コラム

PTAのマニュアル作りって?くるみ製本や中綴じで作れる?

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PTAの役員になるといろいろと大変だ…そのように思われる方も多いかもしれませんがPTAの役員というのは実は意外と面白いものだったりします。
もちろん面倒に感じるところも多いですが積極的に参加することで学校や先生一人一人との関係性も深くなり、役員をしていない人よりも学校のことはもちろん子供の学校での生活もよく見えるようになってきます。

ただこのPTA役員というのは前年度の役員から書類などを一式で渡されて色々な引き継ぎを行うのですがこの引き継ぎが厄介なものだったりします。
口頭で色々な説明を受けるよりもやはりマニュアルのようなものがあったほうがよりはっきりとPTA役員の仕事についてはもちろん注意すべき点などについても理解できるようになります。

これまでにマニュアルを作ったことがなくてもマニュアル作りは決して難しいものではありません。
マニュアルを準備しておくだけで後任の方にとってもとても役立つものになるはずです。

ただマニュアルを作ろうと思っても一から作るというのはなかなか大変なものです。
ある程度パソコンを使える人やこれまでにマニュアルの作成経験がある人であればまだしもそうでなければなかなか難しいと思います。

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そこで簡単にできるPTAのマニュアル作りについてご紹介していきます。

マニュアル作りで覚えておくべきこと


マニュアルを作るときに覚えておくべきことは完璧なマニュアルを作ろうとしないということです。
あらゆるトラブルを想定して事細かに一つ一つ手順などまで説明をするというのも良いのですが、ある程度ざっくりと記載してやるべきことがすぐにわかるようなものにするのがおすすめです。

PTAの役員は毎年人が入れ替わりますので役員をする人によって少しずつやり方も変わってくるものです。
あまり細かくマニュアルを作成したとしてもそれが参考に出来るのかと言えばそうではなくむしろ細かく指示があるが故にわかりにくくなることすらあります。

少しぐらい分からないことがあっても電話で問い合わせをすれば良い!
というアバウトさが必要です。

ツールは何を使えば良いの?


PTAのマニュアルを作成するときに使うのはワードよりもエクセルがおすすめです。
まず、PTAマニュアルだけではなくマニュアルというのは使えるものでなければなりません。
つまり、変更があればその都度こまかく更新していく必要があるのです。

つまり更新をしなければならないにも関わらず更新するのはとても面倒なマニュアルとなると更新そのものをしなくなってしまい気がつけば10年以上も変わらない意味のないマニュアルになってしまう可能性があります。

Wordなどの文書作成専用のソフトの場合、文書の一部分でも変更してしまうと全体のページそのものが変わってしまいますので一部分を変更したからといって他の部分には影響がないようにしなければなりません。

一部を変更するだけで全体を変えなければならないような面倒な作業は誰もしたくないはずです。一方でエクセルであれば変えるべき部分を変えてしまえば簡単に更新することができます。

またエクセルのような表に記入するタイプだと文章が長々とならずに箇条書きになりますので書き込む量そのものが入りますしなにより分かりやすくなります。

見た人が分かりやすいようにと詳しく書こうと思えば思うほど分かりにくくなってしまうことはよくありますよね。
それを防げるというのもExcelのメリットです。

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書くことは?


まず最初に何から書けば良いのか、それはやはり表紙です。
PTA役員のマニュアルなのだから表紙などいらないと思われるかもしれませんが表示がしっかりとついているのかどうかで見た目が変わり、マニュアルとしての価値が変わります。
大切に、より有効なマニュアルにするために更新をしっかりとしていこうという気持ちにもなりません。

表紙にはまず最初になにをするべきか、マニュアルをどうして更新し続け、よりよいものにしてほしいのかということを簡単にでも記載しておくのがおすすめです。

そして次のページから具体的な業務について記載していきます。
何の役員になったのかによって全く違ってきますがそのPTA活動がどのような目的で行われるのかを簡単に記載し、どの行事の時にどのように行動すれば良いのか、またどのようなトラブルが起こりやすいのかということも記載しておくととても有意義なマニュアルになります。

また、トラブルが起きた時は分からない事がある時などに、どの先生に質問をすればわかりやすいのかなども記載しておくだけで問題にぶち当たった時の当事者の不安が大きく軽減されます。
また解決するまでの時間も短くすみます。

どれだけマニュアルを分かりやすく書いていても、分からないことやトラブルというのは起こるものですのでその時の解決方法についても記載しておくのが大切です。

マニュアルの内容によってはページ数が多くなることもありますので、中綴じでも、表紙をつけるならくるみ製本もおすすめですよ。

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