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印刷・製本コラム

マニュアル作りのポイントは?くるみ製本で使いやすいマニュアルを

マニュアル02

職場における業務はもちろん、社内教育など様々な場面でとても重要な役割を担ってくるのがマニュアルです。

このマニュアルの作成というのは少し面倒に感じるかもしれませんが、作成するのかどうかによって社内教育の効率化に大きく関わってきます。ただしこのマニュアル作成は少しだけポイントを押さえておかなければ使い勝手の悪いものになってしまったりマニュアルがあるにも関わらず様々な疑問やトラブルを引き起こす原因になってしまう可能性もあります。

そこでマニュアルを制作する上で押さえておくべきポイントについていくつかご紹介していきたいと思います。

マニュアルをいつから使いたいのか


マニュアルを作成する時にはどのような内容にするのかを最初に考えてしまいがちです。
しかしマニュアル作成のスケジュールについてしっかりと明確にしておかなければなりません。

マニュアルの作成というのは一般業務に比べると優先順位としては下になります。そのためマニュアルを作成しなければならないとは思っていてもついつい後回しになってしまい本当にマニュアルが必要になる頃にはまだまだマニュアルが完成していないということも少なくありません。

もしもマニュアルを来年に入ってくる新入社員向けのものにしたいと思っているのであれば遅くとも4月にはマニュアルを完成しておかなければなりません。

ついつい後回しになってしまいがちなマニュアル作成ですのでできるだけスケジュールを明確にして遅くてもいつまでに完成させたいのかということをはっきりとさせておいてください。
マニュアル03

誰のために必要なマニュアルなのかをはっきりとさせる


マニュアルは誰が使うものなのか、誰にとって有意義なものなのかをはっきりとさせるようにしてください。

例えば高齢者向けのマニュアルであればフォントサイズを大きめにしたり、より分かりやすさを追求したフォーマットが必要になります。
新入社員に向けてのマニュアルなのであればできるだけ業界用語や専門用語といたものを少なくして誰もが簡単に理解できるような言葉を使ってマニュアルを作成する必要があります。

分からない人に向けてのマニュアルであることを忘れない


マニュアルを作成するのはもちろん伝えたいことや分かりにくいことを十分に理解できている人だと思います。そのためマニュアルを作成しているとついついわかっている人にはわかりやすく、わかっていない人には全くわからないマニュアルになってしまいがちです。

それくらいわかっているだろう!という考え方をしていると何もわかっていないマニュアルを必要としている人にとっては全く伝わらないのです。
作業の手順だけが記載されているマニュアルというのは作る側にとってはとても簡単です。

しかしどうしてそのような手順で作業をしなければならないのかということを明確にしていなければ本当の意味で理解してもらうことはできませんしマニュアルとしての本当の意味を持たないものになります。

お客様からのクレームに対してのマニュアルで例えてみます。
「お客様からのクレーム対応時にはどのような内容でも話を最後まで聞く」
確かにそれはとても大切なことですがこれだけではマニュアルとしての意味を持っていません。
「お客さまはストレスを感じていらっしゃるのでお客様の話を最後までしっかりと聞くことが大切。話を途中で遮ってしまったり聞く態度に問題があればお客様にとってさらに大きなストレスを与えることになるから」
このようにするのが本当の意味でのマニュアルです。

どうしてそのような行動をするのか、その結果何を達成することができるのかなど、伝える側にとっては当たり前のことでもしっかりと細かく記載しておくようにしましょう。

Word?Excel?使うのはなに?


マニュアルを制作する場合にはWordやExcelを使用することが多いです。
例えばワードを使う最大のメリットは文章を作成する上で最も適しているためより効率よくマニュアルを作成することができます。自動作成での目次を付けることができますし、項目の多いマニュアルにおいては非常にメリットが大きいです。

表やリストといったものを多く使用したいのであればワードよりもエクセルの方が適しています。

表やリストの多いマニュアルであったり画像をたくさん使いたいという場合にはレイアウトもとても簡単に調整することができ、より見やすさを重視したマニュアルを作成できます。
マニュアル04

マニュアルを作成した後は印刷をして冊子にするのか、それともデータとして残すのかは自由ですが、冊子にしておいた方がマニュアルとしての存在感がありますし、誰でも手軽に読めるので使い勝手が良いです。

くるみ製本であれば、背表紙に文字入れすることもできるので、本棚に並べた時にはいつ作成されたマニュアルなのかが一目瞭然です。
マニュアルというのは一度作れば良いというものではなく、企業が成長していく上で頻繁に書き換えられていくものです。
だからこそ文字入れをして、いつ作成されたマニュアルなのかを明確にすることができるというのはとても魅力的なのではないでしょうか。

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