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印刷・製本コラム

PTA関連の冊子は中綴じがおすすめ!手軽に読みやすい冊子をつくる

PTA

PTAの活動といえば色々なものがあるのですが、中でも多いのが通知文を作成する、というものです。
毎年同じような文書を作成するのですから簡単だと思われがちですが、中には複数枚の冊子として作成しなければならないものもあります。

冊子にする場合には一番コストを抑えられる中綴じがおすすめです。
中綴じにするとある程度読みやすい仕上がりになります。

PTA文書作成のポイント


基本的に学校で作成する文書は、いくつかポイントを押さえておく必要があります。
なにをいつまでにどこで、だれと、なぜといった情報をしっかりと書いておけばOKです。
文書を作成する時には完結にすることを覚えておいてください。

また問い合わせ先を明記しておくのも重要です。
クラスの担任に問い合わせるのか、学級委員に問い合わせるのかをしっかりと記載しておくとわかりやすいです。

配布時期を考慮する


PTA関連の文書を冊子にするのであれば、いつ配布するのかを考慮して中綴じで冊子にするようにしなければなりません。
学校行事がある時はいつなのか、参観日がいつなのかなど行事を先読みして作成しておくようにしなければなりません。

また、いつ配布するのかによって冒頭の挨拶なども変わってきますね。
例えば、6月などは「初夏の季節となりました」7月なら「暑さが厳しくなりました」など季節を感じさせる言葉を添えるのも忘れないようにしてください。

また、学校によって、学年によって、場合によってはそのPTAの傾向によって言葉の使い方に慣習があったりします。
そのため、年度初めにはなにか慣習があるかどうかを質問しておくと良いですよ。

参観

印刷前に


印刷する原本が完成したら、PTA担当の先生に確認をとってください。
PTA名で冊子を配布する場合には学校側のチェックが入る時もあります。

場合によっては、このチェックがなかなか厳しいということもあります。
まるで口うるさい課長のように、あれもだめ、これもだめ、なんて言ってくることもあります。

そのため、できるだけ完璧な状態で提出したくなりますが、どれだけ完璧にしたと思っていても、なにか気になる部分を見つけたい人がいるものです。
そして誤字脱字をはじめ、気になるところを見つけては注意してくることもありますので、むしろ最初はあえて気楽に作成しておくというのも1つの手段です。

印刷前に最後に確認すべきこと


PTAの冊子というのは、親に向けて配られるものが大半ですので、家庭数で配布するのが普通です。
ただ、中には子供用と親用のものが分けられていたり、転校などで人数が変わっていることもあります。
兄弟がいれば配布数も変わってきますので、配布数が何冊なのかといったことも必ず確認をしておくようにしてください。

そして誤字脱字や日時に間違いがないかも必ず確認してください。
多少の誤字脱字であればまだしも、日時などが間違っていると大変なトラブルの原因になってしまうこともあります。

例えば懇親会の開催日時などが間違っていれば、当然ですが、間違った日にちに集まってしまい苦情の嵐です。
そのため、誤字脱字はもちろん、その他にも日時、開催場所などといった重要な情報に間違いがないかを必ず確認しておいてください。

また、テスト印字も重要になります。
全会員に対して配布する場合には、かなりの枚数を印刷することになりますよね。
紙の方向を万が一間違っていれば文書がきれていたり、縦横を間違ってしまうなど最悪の結果を招いてしまいます。
また、インクがかすれてしまうようなこともありますので、テスト印字は重要です。
テスト印字は面倒に感じるかもしれませんが、万が一間違ってしまうとその数倍面倒なことになりますよ。

念の為に印刷機の説明書を読んでおきましょう。
ボロの印刷機だと思っていたものの、実は便利機能があった!ということに印刷が終わってから気がつくということもあります。
その機能を知っていればもっと早く作業が済んだのに…なんてことにもなりかねません。


いよいよ印刷


印刷をする時には中綴じやただ数枚をホッチキスでとめるだけ、ということもあります。
色々なチェックをくぐりぬけて、あとは印刷だけなのですから簡単だと思われるかもしれませんが、かなりの数を冊子にして配るという作業は相当大変です。

学校によってはかなりレベルの低い印刷機を使っていることもありますし、そのような場合には中綴じにするまでの段階で相当な時間が必要になります。
あまりにも機能面において微妙な機器を使用している場合には、弊社でも印刷をして中綴じで冊子にするまでがとてもスピーディに行えますので、おまかせください。

印刷したものは、しっかりときれいに重ねて、専用のホッチキス、もしくは一般的なホッチキスを使って綴じていきます。
ただ、枚数が多いとなかなか大変な作業になりますので、納期が短い場合や、できるだけきれいに仕上げたいという場合には、やはりプロにおまかせください。

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