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印刷・製本コラム

議案書はどうやって作成すれば良いの?平綴じで議案書は十分?

会議

一般的な法人の場合には、議案書はどう作れば良いのでしょうか。
この場合の議案書というのは、承認を得ることだけを目的としているのではありません。
提案する事そのものが最大の目的となっています。

実際にその提案がしっかりと受け入れられたのか、というのは検証、会議といった過程を重視しているのです。
良く似たビジネス文書としては企画書などがありますが、議案書、企画書ともに平綴じでの作成が手軽で便利とされています。

それでは、そもそも議案書というものがどのようなものなのか、議案書を制作するうえでの注意点などについてご紹介していきます。

議案書はどんな時に使用されるの?


議案書の用途ですが、いくつかの用途で使用されます。

まずイベントの提案です。
パーティー、催し、展示会といったイベントの企画において使用されます。
また、式典、祝賀会、謝恩会などの式典を企画する時にも使用されます。

広告を使ってなにかを広く告知する時にも、その計画の段階で議案書が使われます。
どのような媒体を使用して、どのような広告をうつのかという具体的な内容、日程を明記しているものです。

また、経営戦略や店舗のエリア拡大、出店における提案をより明確なものにするために会議を行うなどといった場合にも、議案書が使用されます。
このように色々な場面で議案書というのは作られるのですが、平綴じなど簡易的な製本方法を利用することで、より手軽に読みやすい議案書を制作することができます。

提案

議案書はどう書けば良いの?


議案書の書き方は決して難しいものではありません。
まず宛名、宛先です。
ただ、社内を対象にした議案書の場合には宛名を書く必要はありません。

管理番号は通し番号や受理番号と呼ばれるものです。
議案書は番号をつけて管理しますので、ナンバリングは必須になります。
番号の付与は議案書製作者ではなく、受理をする部門の担当者によって行われます。

作成年月日、提案年月日は議案書を作成した日を記載していきます。
作成者、記入社の所属部署、氏名を記載します。

文書の中央上部にタイトルを記載して、それぞれの要件に合わせてテーマを元にタイトルを入れることが多いです。

議案書の内容の項目ですが、議案書はできるだけわかりやすく、そして簡潔な書き方が理想的です。
提案の名称は、提案をしたい内容のサブタイトルを記載していきます。
ただ、議案書自体にこの名称をつけた場合には省略となります。

提案理由についても明記することがありますが、内容の説明が必要になる場合には、イラスト、表といったものを入れてわかりやすくなるように心がけてみてください。

このように、議案書を作成するのは決して難しいことではありません。
議案書を管轄する部署においては、その案件を受理した段階で受理印をそれぞれの部署において押印します。
必要に応じて番号を付与するのですが、議案書を管轄している部署において採用するのか、それとも採用しないのかといった判断をすると同時に色々なコメントを記載します。

管理する部署においては、この議案書を保管していきます。
議案書、提案書といった書類の形で保管をするケースが一般的なのですが、電子化をしてデータ保存することもあります。
受理をもって保保存される案件や、実行完了の報告を待ってから保存される案件もあるようです。


社外宛に提出をする時に使用される書式は?


基本の構成ですが、社内宛のものと同じになります。
ただ、ビジネスマナーには十分に注意してください。
宛名についてですが、社外宛に提出をする場合には宛名の記載がない書式を使用することもあります。

不特定の相手に渡す可能性の高い議案書、複数の会社が関与しているプロジェクトなどに特に多く見られるタイプです。
宛名ありの場合であれば、特定の相手に提出するものであり、宛先は会社宛になります。

社内宛のものと同じようにできるだけわかりやすく、そしてシンプルな表現を心がけるようにしてください。
各項目ごとに用紙を1枚用いることによって、簡潔かつわかりやすい表現を強調することもあります。
ただ、全体の枚数に関しては10枚程度におさめておくようにしてください。

ページ数をナンバリングして、デザインに統一性をもたせていきます。
片面印刷でも両面を使用しても問題はありません。
目的、期待される成果や高価についてを記載していきます。

社外にプレゼンする場合には、メリットはもちろん、どのように規格に貢献できるのかをしっかりとアピールしてください。

そして最後に達成するためのスケジュールや所要日数といったものも明記しておくようにしてください。
また、場合によっては社外に出す企画書の場合にはコピーライトを表示することもあります。
そうすることで無断でコピーされるのを防ぎます。
このように、議案書を作成するのは決して難しいことではありません。

ただ、どれだけ内容が充実した議案書であっても、読みにくいものだと意味がありません。
そのため、自分で、もしくは印刷業者に依頼するなどして、平綴じなどの簡易的な製本方法でも良いので製本する、ということを心がけてみてください。

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