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会議資料を作るなら平綴じがおすすめ!平綴じがおすすめの理由は?

会議

会議資料を作る時には、平綴じでの製本をおすすめします。
ところで、そもそも会議資料は必要だと思いますか?それとも不要だと思いますか?
最近ではタブレットなどを使用して会議資料をデジタル化することも増えていますが、今でも紙媒体における会議資料を作っている企業はとても多いです。

会議資料の役割は?どう作れば良いの?


会議用の資料を作るというのは、とても手間がかかります。
会議を主催する立場の場合には、他の仕事をしつつ、会議用の資料を作っていかなければなりませんので、とても大変なものです。

資料を簡易的なもので済ませようとしたり、そもそも作る必要がないのではないかと思うのもわかります。
しかし、会議を成功させるためには、念入りに作成された資料が必要不可欠なのです。

会議が大きなものでも、小さなものでも、しっかりとした資料を準備しておかなければ、時間を無駄に浪費してしまうことにもなりかねません。
だからこそ、会議用の資料は必要不可欠なものであると考えることが重要になるのです。

会議で使う資料は、口頭でだけでは理解するのが難しい部分を補足するという役割があります。
口頭だけでは説明出来る内容にどうしても限界がありますし、ホワイトボードに補足内容を記載していると説明がおろそかになってしまうこともあります。
そのような状態では、説明を受けている側にとってもわかりにくいですし、聞き逃してしまう部分も多く出てしまいます。

会議資料を準備することで、説明する方と聞く方の負担をしっかりと減らしながら高度な内容を相手に伝えることができるのです。
また、会議用資料は、会議の内容を後々まで明確にするという役割があります。
話をしているだけでは時間が経過するごとに内容が曖昧になってしまい、話が元に戻ってしまうこともあります。

それはとても大きなトラブルに繋がる可能性もあります。
また、会議後に議事録も平綴じで作成しておくことで、会議の内容が明確に記載された資料になりますので、問題が起こるのを防ぐことができます。

後で関係者の参考となる資料となって役立てることもできるのです。
ただ、議事録というのは、参加者の発言を元にしているものですので、内容が間違っている事もあります。
そういったことからも、実際に決まったことと相違があるのかないのかを必ずチェックしておかなければなりません。

会議用の資料を作るのはとても大変で面倒なことですが、後々に起こりうるトラブルを未然に防ぐ、という意味でもとても重要な役割を担っています。

会議資料

資料を作る側にとっても資料作りはメリットになる


会議用の資料というのは、会議で説明を受ける人はもちろん、資料を平綴じなどで作って説明をする側にとっても大きなメリットがあります。
会議の事を考えながら資料を作ると、会議の進み方、細かい部分のチェックまで自然と行うことになります。
つまり、会議に関する予習を入念に行うことと同じなのです。


会議用資料を作る時のポイント


平綴じでとても簡単に作ることができる会議用資料ですが、平綴じにするだけではなく同時にフォーマットを統一して読みやすくするというのも読みやすさを向上させるうえで効果的です。

資料の量は多くなる程、読むのがとても大変になってきます。
そのため、できるだけ読みやすくする工夫も必要不可欠なのです。

読みやすい資料とするためには、見出しや結論、そして図やイラストなどの一を統一することで、どこにどのような情報があるのかをすぐに分かるようにするべきです。
そすうれば読みやすくなります。

それとは逆に、フォーマットが統一されていなければみたい情報を探すだけでも時間がかかってしまいます。
その結果、口頭で説明をするだけでは聞き漏らしてしまう可能性がとても高くなります。

一度資料をしっかりと作ってからもう一度改めて構成を変更するというのは大変な作業です。
そのため、資料の構成を決めてから資料作りを始めるようにしましょう。
パソコンで資料を作るのなら、最初に作成したフォーマットをしっかりと使いまわすようにすることで、構成を統一することができます。


完成したら最後にすること


会議資料の原稿が完成して、平綴じで冊子にする前に、最後にいくつかチェックしていただきたいことがあります。
会議用資料を作る時にはいくつかの項目についてチェックしなければならないこともあります。

まず、フォントがしっかりと統一されていて、小さすぎないかどうかです。
フォントがバラバラで、サイズが小さいとどうしても読みにくくなってしまいます。

次に、文章に無駄がないか、冗長な表現が多くないかも確認しましょう。
遠回しの表現や、ダラダラとした文章になっていると、読むのが面倒になってしまいます。
資料を見ただけで、書かれていることが把握できるのかどうかです。

このようなポイントを押さえておくことで、会議の資料としてのより良いものにしていくことができるのです。

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