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わかりやすい議事録を上手に作るコツは?中綴じで完璧な議事録づくり

会議

議事録というのは様々な会議において議事録の目的を知っておこう
それでは、まずはこの議事録がどうして必要なのかについてしっかりと見直していきましょう。

議事録に必要なこと


議事録には、その会議において決まったこと、それをもとに今後なにをすれば良いのかを記載していきます。
会議でどのようなことが決まったのかというのは、議事録においてもっとも必要な部分です。
この部分はわかりやすく記載していきましょう。
決定したことをもとに、今後どうすれば良いのかも議事録に必要不可欠な内容です。
どのような行動をおこせばよいのかをリストアップして記載していきましょう。 また、その会議に誰が参加して、どのような内容を議論したのか、そしてなにが決まったのかを記録していきましょう。
正確な情報をしっかりと共有して、人によって会議の内容における解釈が異ならないように確認していくためにも、議事録が必要なのです。

正確な記録がなされていれば、会議に参加していなかった人でも会議の内容をしっかりと共有できるようになります。
ただし、だからといって議事録に長い時間をかけていてはいけません。
議事録は会議の内容を会議に参加していない人でもわかるようにする、という目的もありますので、会議が行われてからできるだけ早く作成する必要があります。
わかり易さや完璧を求めるのもわかりますが、ある程度スピードも意識して議事録を作成するようにしてみてください。

発言した人を明確にする


どの内容を誰が発言したのかを明確にするというのも重要です。
誰が発言したのかを明確にしなければ会議の内容をより正確に把握できません。
後々になって、発言した、発言していないという埒のあかない議論になってしまうのを防ぐことができます。

同じ社内の人だけであればまだしも、社外の人も参加するような会議の場合には発言者が誰なのかによって会議後の話の進み方もまた変わってくることもありますので、発言者を明確にするようにしてください。

議事録は、完結かつ明確なものが好まれます。
ポイントを明確にして、シンプルに議事録を作ることで誰もがわかりやすい仕上がりになります。

そのためには、テンプレートに沿うようにして作成をすると誰もが明確にわかりやすくするために絶対に欠かせない項目を決めておきましょう。
いつ会議をしたのか、どこで会議をしたのか、出席者は誰でなにを決定したのか、次の会議はいつなのかは欠かせません。

この議事録は、会議の内容を社内、社外の人と共有するためでもありますし、もしもトラブルが起きた時には裁判における重要な証拠にもなりますので日時等は欠かさず記載しておくようにしましょう。


なにを書けば良いかわからない時


議事録はスピードも求められますので、なにを書けば良いのかわからないと足踏みをしている場合ではありません。
そのような時には過去に作られた議事録を参考にするというのも良いですね。

紙媒体になってる議事録も、データとして残されている議事録でもどちらでも良いので参考にしてみると、ゼロから議事録を作るよりもとても簡単につくれるはずです。

特に、入社から間もなかったり、まだまだその会社がどのような議事録を作っているのか把握できていない場合には、その会社の議事録がどのような内容になっているのかを確認して会議の細かい部分までわかるような議事録を作れるようにするのが理想的だと思います。


議事録作成にメモは不可欠!


スピーディに読みやすく内容のある議事録を完成させるためには、会議の内容をしっかりとメモすることです。
最近ではICレコーダーやスマートフォンで音声を録音することもあると思いますが、この場合には音声を文字に起こさなければなりません。
結局のところ、文字起こしの手間がかかってしまったり、文字起こしの段階で発言者を聞き間違えてしまうことがあります。

そのため、ICレコーダーはあくまでも聞き漏らしてしまった時の保険程度にしておいて、基本は手書きでメモしておくようにしてください。

書記

また、メモをする時には、誰が、いつ、なにを発言したのか明確になるようにしてください。
さらに具体的な数字が出てきた場合にも、その数字を間違えないように正確にメモしておくようにしましょう。
そして意外と重要になるのが、敬語にするのかしないのかです。
一見するとです、ますのように敬語にした方が丁寧で良いように感じるかもしれませんが、議事録の場合にはですますにするよりもだ、であるのようにすっきりとした書き方の方が読みやすくなります。

文字量が増えてしまいますので、議事録全体のボリュームを抑えるためにもですますは控えた方が良いでしょう。
これらのことに注意するだけでも、議事録はある程度クオリティの高いものになりますし、読みやすくなります。

あとは中綴じで冊子にするだけで問題はありません。
中綴じは手作りでも可能ですし、部数が多いのであれば業者に依頼した方が手間がかからず、仕上がった時のクオリティも高いのでおすすめですよ。

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