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印刷・製本コラム

会議の資料は中綴じで作れる?作り方はどうすれば良いの?

会議資料


会議でのプレゼンテーションなどを任された時に必要になってくるものがあります。
それは会議に必要不可欠な資料です。

その資料は投影したりする場合もありますし、配布すて使う場合もありますがどちらにしても会議における資料の役割というのは極めて重要になります。

しかし資料を作ったからといって、それがわかりやすい資料なのかわかりにくい資料なのかは作り手によって大きく異なります。

資料を作らなければならない時に、作り方が分からなかったりどのようなものを作れば良いのかが分からずに困り果ててしまうことも多いのではないでしょうか。
それでは会議の資料をどのように作れば良いのか、手軽に作れる中綴じという製本方法で作る場合ポイントについてご紹介します。

分かりやすい資料が必要な理由


わかりやすい資料というのは会議における生産性を飛躍的に向上させます。
資料なんてある程度のことがわかればそれでいい!と思われるかもしれませんがどれだけ分かりやすい会議資料を作るれるのか、というのは会議の質を大きく向上させますのでとても重要です。

どうしてその説明をするのか、その説明をする根拠は何なのか、ということがはっきりと明記されている資料を見ながらプレゼンテーションを受けることで、伝え手が何を伝えようとしているのか何が重要なのかをより深く理解することができます。

また、利き手が聞き逃してしまった情報も資料を見ればすぐに確認することができます。
言葉だけではどうしても説明しづらい内容でもグラフなどを利用して効率よく説明することができます。

ただし、資料を作るのは大切ですが、資料を作ることにばかり時間をかけてしまい他の業務が非効率になってしまうのでは意味がありません。
つまり、わかりやすい資料をできるだけスピーディに効率よく作るということが重要になってきます。

シンプル

わかりやすい会議資料って?


わかりやすい会議資料を作るためには、まず誰に対して理解してもらうための資料なのかをはっきりとさせておかなければなりません。

いつ行われる会議で、どのような内容で、誰に対して伝えるのかを明確に定めておくと、内容はもちろん言葉遣いなど細かい部分まで方向性がブレずにすみます。

それは効率よく資料を作るうえで大きなポイントになってきます。

会議資料用のフォーマットがあればとても簡単に資料を作ることができます。
フォーマットがあるだけで作業時間を大幅に短縮することができますしとても効率的ですよ。
表紙部分にはプレゼンのタイトルを記入したり、日付をつけるなどある程度の決まりがありますのでそれらをもとに作成してみてください。
また、最初に画像やグラフなどがあるのなら、それらをどこに挿入するのかというのを決めておくと後々になって資料を作りやすくなります。

端的にシンプルに


資料の文字はできるだけ少なくしたほうが読みやすくなります。
文字数が多ければ多いほど集中するべきポイントが分散されてしまうので分かりにくい資料になってしまいます。

内容を強調したい時には文字のサイズを変更するというのもおすすめですし、フォントは必ず統一するようにしてください。
図やグラフを用いる場合には出来る限り情報量を減らして、シンプルなものにして下さい。

情報量が多くなりそうな場合には、グラフを2つにしたり1つのグラフに全ての情報を記入しようと思わないようにしてください。

また、文字だけの資料というのは堅苦しく面白みがなく会議に参加している人たちがストレスを感じてしまいますので、写真やイラストなどといった素材を使うことによって見た目をスッキリさせることができますし、好奇心を刺激することができます。

イラストといってもいくつか種類がありますが、手書きのイラストを使用するのはもちろん良いですし時間がないのであれば無料で使える素材を使ってみてください。

また注意すべき点としてはどのような年齢層の人達が会議に参加するのかを考慮した上でイラストなどを選ぶということです。
もしも同年代や年下の人達が多く参加する会議の場合にはイラストを多くしたり少し遊び心が多めでも問題はありませんが、年配の方が参加する会議においてイラストや遊び心を前面に出してしまうとどうしても不愉快な思いをさせてしまうことになりますので、年齢層なども必ず確認しておいてください。

こういった情報を資料を作成する最初の段階で明確にしておくと後々になって変更したり修正したりといった手間を省くことができます。

このように会議の資料というのは出来るだけ伝えたいことをコンパクトに絞ってなおかつシンプルに記載するというのが重要になります。
文字やグラフといった内容に関してもできるだけ情報を絞って必要なものだけを記載するようにしてください。

イラストや文字に色を付けるなどといった装飾も魅力的である一方で使いすぎてしまうとごちゃごちゃとした印象になってしまいますのでその点にも注意していきましょう。

資料がすべて出来上がったら一度全体をしっかりと通して見ていてください。
遠回しな表現をしていないか、誤字脱字がないかといった基本的なことはもちろん見やすさなどもしっかりと確認しておくことでより完璧な資料を作ることができます。

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