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印刷・製本コラム

PTA広報誌を作る時にはどうすれば良い?中綴じでも良いの?

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PTA役員になって、広報委員になったものの、広報誌をどのようにして作れば良いのかは検討もつかない…そのような方も多いと思いますし、初めて広報委員になったという方が大半だと思います。

原稿をどのようにして入稿すれば良いのか、わからないことばかりなのであれば、まずはいくつか押さえておくべきポイントがありますので、チェックしてみてください。

まずはスケジュールをしっかりと立てる



まず最初にスケジュールを立てることから始めてみてください。
広報誌は、年間でどのくらいの数を発行するのか、そしていつ発行するのかを決めなければなりません。大体の学校では、同じ時期に発行されますし、内容も大きく違うものではありませんので、発行回数もだいたい同じです。

5月頃には新入生に関する内容のものを発行して、6月頃には先生の紹介をする、そして10月には運動会に関するもの、3月になると卒業生に関する内容のものを発行するといった具合に大体同じ内容になります。

発行数は学校によって大きく違いがあり、年間で2回発行する学校もありますし、5回以上発行しているような学校もあります。広報活動に力を入れている学校であれば毎月発行していることもあるそうですよ。

学校によって白黒のものなのか、色をつけたカラータイプなのかも様々違ってきます。

そのため、まずは自分の学校でこれまでどのような広報誌を発行していたのかを確認して、これから例年通りにするのか、それとも変えていくのかを決めてみてください。

どのようなタイプにするのか、ページ数はどのくらいにするのかが決まったら、発行するまでのスケジュールを明確に組んでいきます。

広報03

中でも、卒業に関係する広報誌の場合には、卒業当日に発行するか、卒業前日が発行日となりますが、もしもその日に間に合わなければ卒業式に間に合わずに台無しになってしまいます。卒業をしてしまえば、卒業生に広報誌を渡すことはできませんので、卒業生の自宅に直接渡しにいかなければならない、ということにもなります。

直接手渡しになれば、手間がかかりますし、郵送となれば費用が別途かかってしまいますので、発行日をいつにするのかスケジュールを明確にしておくようにしてください。

入稿から納品まで大体どのくらいの日数が必要になるのかを印刷所に必ず確認しておかなければ、思ったよりも印刷までに時間がかかってしまえば大きな誤差が出てしまいます。
特に初めて印刷を依頼する場合には、時間がかかってしまうこともありますので、事前の確認は必須です。

内容を決める



広報誌の内容というのは、学校によって違いがあります。

ただ、ほとんどの場合、メインとなる内容は決定しています。春は先生紹介、入学式、秋は運動会といったように、それぞれの時期によって掲載される内容が決まるのです。
これまでにどのような内容のものが多かったのかを確認して、どの部分を同じように掲載するのか、どの部分を掲載しないのかといったことを大体決めていきます。大筋を決めていけば、あとは細かく打ち合わせを重ねて決めていけば問題ありません。

また、年度によっては行事の順番が変わってしまい、発行までの時間が短くなることもありますので、行事の順番は例年通りなのかも学校に早めに確認をしておくようにしてください。

内容が決まったら取材の割り振りを行います。
入学シーズン、新学期シーズンになると先生紹介が広報誌のメインになることが多いですが、この先生の写真は誰が撮影するのかを決めなければなりません。場合によっては、過去に撮影された写真を使い回すこともありますが、やはり新しく撮り直したほうが良いでしょう。

どうしても撮影の時間がとれなければ先生自身に撮影をしてもらうというのも一つの手段です。
撮影する時には、どのくらいのクオリティの写真がほしいのかによって使用する機材もまた変わります。
スマートフォンでも良いのか、デジタルカメラなのか決めておくようにしましょう。

先生の写真ならまだしも、運動会などの写真を撮影する場合には、写真撮影が得意な人が撮影係りになった方が良い写真が撮れます。
また、修学旅行や宿泊訓練など、広報委員が同行できない場合には先生に撮影をお願いしておく必要があります。

どのような写真がほしいのか、どのくらいの枚数が必要なのかを必ず伝えておくようにしましょう。

卒アル01

このように広報委員というのはしなければならないことがたくさんあります。
そしてこれでもまだまだ準備段階のことですので、実際に広報誌を作成するとなると色々なステップを踏まなければなりません。

ただ広報誌は基本的に過去のものを基本として、そこに年度ごとの広報委員の色付けをしていくというものになります。
すべてゼロから新しいものを作成するわけではありませんので、しっかりと打ち合わせ等をしておけば決して難しいものではありませんよ。

また、綴じ方も中綴のように簡易的な製本方法でも十分ですので、まずは内容をより充実させられるようにしてみてください。

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