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議事録の上手なとり方は?議事録はくるみ製本で大切に保管を

議事録2

議事録というのは会社などでの会議の内容はもちろん、町内会での会議の内容などに至るまで様々な会議で必要になるもので、会議の内容を細かく文字に書き起こします。

議事録とは会議の内容を文字にすれば良いだけと思う方もおられるかと思いますが、実は議事録というのはなかなか難しいもので、誰がいつ見てもその会議で何が話し合われたのかがわかるようにまとめなければなりません。いざ議事録を作成する係になったとしてもメモを上手く取ることができなかったりどのように議事録を作成すればいいのかが全く分からないと頭を抱える方も少なくないでしょう。

しかし議事録は少しだけコツを押さえておけば驚くほど簡単で、なおかつ読みやすい議事録を作成することができるんです!

読みやすい議事録ってどんなものなの?



議事録1

わかりやすい議事録を作るためには、まず会議がどのような目的で行われるのかを理解した上で、その目的に適した書式や構成を練る必要があります。

つまり議事録を実際に取る前の準備段階が重要だということです。

どのような会議にも目的は必ずありますが大きく分けると、問題に対する解決策を決めること。考えていることやアイディアを出し合う。という二つになります。どうしてそう思うのか、何をどうするべきでいつ実行するのか、そしてそれは誰がどこでどのようにして進めていくべきなのかといったことを決めていきます。

これらを基本にして議事録の構成を決めましょう。

議事録というのは会議の目的をしっかりと把握した上でそれに沿った内容にまとめる必要があるのですが、それは会議の前にある程度シュミレーションして項目分けしておきます。

まず一つ目は会議の名前や日時誰が参加したのかどこで行われたのかです。
次に課題や決定した内容、そして今後の課題やどう行動するべきなのかといったことを事前に把握した上で議事録の準備を行います。

専門的な用語が使われるような会議の場合にはある程度会議の内容をシュミレーションしておくことで専門用語を下調べしておくこともできます。

議事録を作成する上で絶対に忘れてはならないのは、重要な言葉を聞き漏らさないということです。わかりやすい議事録にするというのはもちろんですが、会議で話し合われたことや決定した内容など重要な情報を聞き漏らしてしまうと議事録の意味がなくなります。
そのため、持っていると便利なのが、ICレコーダーです。ICレコーダーなどを活用して何度でも好きな時に聞き返すことができるようにしておくと、聞き逃しをしてしまった時でも安心です。

その他にも、議事録の作成を簡単にするソフト、アプリなどもありますので、目的、相性などといったことから便利なものを見つけて活用してみるようにしてください。

ただし、議事録の元となる会議において、ICレコーダーを持ち込んでも良いのかどうかを事前に確認しておくというのも欠かせません。あとからまとめる時に便利なのかどうかを確認するために上手に使ってみてください。

議事録の良し悪し



議事録3

議事録が良いものなのか、悪いものなのかは次の点を満たしているのかどうかで変わります。
まず会議の結論がしっかりとわかりやすく記載されているのかどうか、誰が読んでも理解できるか、結論とその結論に至ったプロセスが明確にかかれているのかです。

これらの点をしっかりと満たすためには、会議におけるメモがどのくらい正確に取られているのかが重要になります。
メモの取り方次第では、なにを書いているのかがわからずに後々になってまとめるのが大変になることもあります。
議事録を作る時に無駄な時間がかからないように、会議中におけるメモのとり方はしっかりとポイントを押さえておくようにしましょう。

メモを取る方法としては、手書き、スマートフォンなど自分がなれている方法で良いのですが、やはり手書きのメモが一番お手軽です。
図やイラストなども書き加えることができますので、視覚的にもあとから見返した時に良い資料になりやすいからです。

メモをする時には、わかりやすく文書化するのがコツです。
あとから誰が読んでもわかる内容にするというのが基本ですので、会議の内容を理解し、そして完結に文書化するというスキルが必要です。

会議中はメモをするのももちろん重要ですが、メモをすることばかりに意識が偏り、会議の内容そのものを理解できていなければ意味がありません。
そのため、メモを好きなだけとれる状態にするのではなく、議題1つに対して、メモ帳1ページまでしかメモはとらない、というように制限をあえてかけるのもわかりやすいメモ、議事録を作るうえで重要です。

これらのポイントを押さえておくだけでも、議事録はとてもわかり易く、理解しやすいものになるのではないでしょうか。
議事録は会社をはじめ会議をする以上は必要不可欠なものですので、できるだけ長く良い状態を維持できるように、そして保管した際に整理しやすいようにくるみ製本で製本をしてみてはどうでしょうか。

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